Los 10 Ladrones de Tiempo que amenazan tu Productividad

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¿Sientes que no te da la vida para terminar todas las tareas o pendientes que tienes previstos?

¿El cumplimiento de tus objetivos se vuelve cada vez más difícil?

¿Crees que trabajas más tiempo del que deberías?

Si la respuesta a estas preguntas es “sí”, lo más probable es que tu productividad y eficiencia estén siendo severamente afectadas…

¿Por quién? Por los ladrones de tiempo que vamos a recapitular en esta publicación. Además, abordaremos las mejores prácticas para combatirlos de una vez por todas.

1. Interrupciones a cada rato…

Estás trabajando a un buen ritmo. Sientes que hoy, de plano, estás más inspirad@ que nunca.

Estás seguro que, de seguir así, terminarás tus pendientes a tiempo, y de repente… ¡llega una interrupción! Y entonces, la atiendes, descuidando aquello en lo que estabas trabajando.

Triste, es triste.

¿Sabías que, además del tiempo que te quita la interrupción en sí misma, se necesitan 15 minutos en promedio para volver a recuperar la concentración perdida?

Las interrupciones rompen tu ritmo de trabajo, intensidad y concentración, impidiéndote trabajar de forma continua. Desgastan tu motivación, creatividad y energía; siendo mucho más dañinas de lo que pensabas.

¿Cómo combatirlas?

Las interrupciones no se pueden eliminar. Siempre van a surgir, pero lo que sí podemos hacer es controlar la manera en cómo respondemos ante éstas.

Aquí te comparto algunos consejos para que este ladrón de tiempo no destruya tu productividad:

• Primero, detecta cuáles son las interrupciones más frecuentes. Anótalas.
• Aísla cada tarea que llegue. Muchas veces, las interrupciones son nuevas tareas que te van pidiendo durante el día. No caigas en la tentación de comenzarlas en ese preciso momento. Anótalas en tu lista de pendientes y vuelve de inmediato a lo que estabas haciendo.
• Comunica tu rutina a tus colaboradores. ¿Cómo esperas que los demás respeten tus horas productivas si no les has comunicado cuáles son los mejores horarios para ponerse en contacto contigo? Hazles saber a tus compañeros de trabajo, clientes o proveedores cuál es la mejor hora para contactarte y que puedas atenderlos como se merecen.
• Evita distractores en la medida de lo posible. Hay interrupciones que podemos silenciar durante el tiempo que estemos concentrados en una tarea importante. Por ejemplo, puedes desactivar las notificaciones de mensajes en tu celular o evitar revisar a cada rato tus redes sociales.
• Trabaja en bloques cortes. Si de plano en la oficina tienes múltiples interrupciones y después de probar todo, no sabes ni cómo frenarlas, te recomiendo trabajar en pequeños bloques de 15 o 25 minutos en los cuales trabajes intensamente y evites a toda costa las interrupciones.
• Corta de forma educada a los personajes interruptores. Casi siempre son las mismas personas las que nos interrumpen constantemente. Cada vez que alguien se acerque a ti solicitándote algo, puedes responderle cordialmente que lo tomarás en cuenta (sólo si tiene sentido lo que pide, –checa el punto 5 de esta publicación–) y que lo anotarás en tus pendientes.

2. Poca o nula organización

El principal enemigo de la organización es la improvisación.

Organizar o planificar implica conocer, anticipar y preparar tu día, identificando la importancia de cada una de las tareas.

Si planificas tu día estarás más preparado para encarar los imprevistos, problemas o esos encarguitos de última hora.

Improvisar, por otro lado, es ir haciendo las tareas según vayan cayendo, sin ponerlas sobre un tablero, ni justificar su impacto o trascendencia para tus objetivos.

Si no te organizas, perderás infinidad de tiempo decidiendo qué es lo siguiente que vas a hacer y cómo.

Planificar no es sólamente anotar las tareas e irlas palomeando con si fuera la lista del supermercado. Demanda comprender la naturaleza de las tareas para darles un grado de prioridad y así saber cuáles realizar más prontamente.

Típico: tus colaboradores o compañeros de trabajo siempre saldrán con que todo es “urgente” o “importante”, pero sólo tú sabrás cuáles son las tareas clave para el cumplimiento de los objetivos de tu puesto.

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¿Cómo puedes combatir la falta de organización?

Antes de comenzar tu día, identifica y ten muy presentes las tareas claves que debes llevar a cabo durante el día. Estas son las tareas que tienen una importancia real porque impactan directamente tus objetivos y por el nivel de compromiso y entrega que requieren de tu parte.

Ya que tengas en mente estas tareas, ten en cuenta lo siguiente:

• Sitúalas en momentos del día donde sabes que puedes dar lo mejor de ti. Generalmente, las primeras horas de la mañana son las que han mostrado ser las más productivas para la mayoría de las personas.
• No permitas que ninguna otra tarea o actividad de menor importancia impida su cumplimiento.
• Cuando te enfoques en estas tareas clave, concéntrate al máximo y saca todo tu potencial.
• Además de las tareas clave, también están las tareas repetitivas, que son las que hacemos día con día. Éstas sitúalas en momentos del día donde no obstaculicen las tareas clave. Evita que se conviertan en una distracción o interrupción. Por ejemplo, revisar tu correo electrónico nunca vas a ser más importante que llevar a cabo una tarea clave.

Haz lo posible por hacerlas lo más rápido posible o por reducirlas en su mínima expresión.

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Aquí te paso algunos tips para planificar las tareas del día:

• Haz una lista de las tareas que debes hacer. Cuando aparezca una nueva tarea anótala inmediatamente en tu lista de pendientes, y si es posible, ordénalas o categorízalas por orden de prioridad, urgencia o importancia.
• Planifica con un día de antelación. Antes de que acabe tu día, en la tarde o noche, piensa en las tareas que deberás realizar el siguiente día. Identifica cuáles de esas son las tareas clave que debes cumplir.
• Repaso al comenzar el día. Recién te levantes y desayunes, repasa la lista de tareas que hiciste el día anterior. Dos o tres minutos bastan para asegurarte de que el mapa está bien trazado.
• Espacio para imprevistos. Los imprevistos llegarán, tenlo por seguro. Darles un espacio de tiempo es mejor que lidiar con ellos. Y si al final del día, no hubo tantos imprevistos, utiliza ese tiempo para avanzar en tu lista de pendientes y así ir adelantando.
• Terminar es lo más importante. Concéntrate en terminar, ten en mente la meta y lo que quieres lograr. Eso evitará que te disperses o dejes las tareas para otro día o para más tarde. Enfócate en terminar la tarea que has comenzado y no intentes empezar otra nueva sin antes haber terminado esa.
• Evita el multitasking. Creemos que ser multitask es algo súper cool. Pero te tengo noticias: diversos estudios han demostrado que no hay nada más dañino para la productividad. Es simple: al enfocarte en todo, te enfocas en nada. Repartirte en varias cosas se traduce en ineficacia, precipitación y mediocridad. Y como lo dijo Confucio: “La persona que persigue dos conejos, no captura ninguno.”
• Divide y vencerás. Divide las grandes tareas en partes más pequeñas hasta que tengas una serie de pequeñas porciones de actividades o pasos necesarios para su cumplimiento. Así, te será mucho más fácil avanzar y completarla; y si surgen imprevistos, podrás ser más flexible en regresar a completar la siguiente pieza de la tarea.
• La regla de los 2 minutos. David Allen, un reconocido autor de productividad, recomienda que si una tarea tarda menos de 2 minutos en completarse, debes llevarla a cabo. Así evitarás que se amontonen miles de pequeñas tareas y sientas que viene una enorme bola de nieve detrás de ti. Pero ojo, sólo si te toma menos de dos minutos, como podría ser responder un mail o una duda de un colaborador.

3. Falta de objetivos o prioridades

“La falta de tiempo es realmente una falta de prioridades.” – Tim Ferriss

Si en tu trabajo no tienes objetivos inteligentes que sean S.M.A.R.T, es decir: específicos, medibles, realizables, relevantes y bien delimitados dentro un periodo de tiempo, te sentirás perdido.

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¿Por qué? Porque si no conoces cuáles son los objetivos de tu puesto, tampoco sabrás qué acciones o tareas debes llevar a cabo para cumplirlos y tu puesto carecerá de trascendencia e impacto en la compañía.

Detallar tus objetivos te permitirá determinar qué tareas o actividades son más importantes por el impacto que tendrán para el cumplimiento de los mismos. También te ayudará para que puedas discernir lo que es importante, de lo que es urgente.

El Principio de Pareto, también conocido como la regla del 80/20, fue propuesto por el sociólogo, economista y filósofo italiano Vilfredo Pareto. Él se dio cuenta que el 20% de los propietarios poseían el 80% de las tierras en Italia, mientras que el restante 20% de los terrenos pertenecía al 80% de la población restante.

Lo interesante de este principio es que se puede extrapolar a cualquier otra situación y sigue siendo válido.

Por ejemplo:

• Cuando sólo utilizas el 20% de tu guardarropa el 80% del tiempo.
• Sólo el 20% de los autores venden el 80% de los libros.
• Sólo el 20% de los clientes generan el 80% de los ingresos.
• Sólo el 20% de los productos generan el 80% de las ganancias.

Y, siguiendo los ejemplos anteriores, en el ámbito de la productividad laboral sucede lo siguiente:

• Sólo el 20% de tus actividades diarias, generan el 80% de tu éxito, reconocimiento y ganancias.
• Sólo el 20% de tu tiempo diario en el trabajo, genera el 80% de los resultados que son valorados en tu puesto.

¿Qué pasaría si le dedicaras más tiempo a ese 20% de actividades que son las que finalmente te generan el 80% de los resultados?

¡Ahí está la clave!

Para lograrlo, primero identifica cuáles son estas tareas clave para el cumplimiento de tus objetivos y busca la manera de dedicarles más tiempo justo a esas.

Si te gustaría saber cómo puedes aplicar el Principio de Pareto para trabajar sólo 4 horas a la semana, entonces este libro* te puede interesar:

La Semana Laboral de 4 horas de Tim Ferriss, te enseñará cómo aplicó el Principio de Pareto para pasar de generar 40,000 dólares al año trabajando 80 horas a la semana, a ganar 40,000 dólares al mes trabajando sólo 4 horas a la semana.

Otro par de libros* que son un must en cuanto a productividad laboral y personal son:

El libro Organizate Con Eficacia de David Allen, uno de los autores más destacados en lo que respecta a temas de productividad, ofrece un sistema único para liberar tu mente, organizarte eficientemente y convertirte en una verdadera máquina de productividad.

En el libro Máxima Eficacia, los consejos que comparte su autor, Brian Tracy, te ayudarán a enfocarte en lo que realmente importa, definir tus objetivos inteligentemente y tomar acción decisiva en las 6 áreas clave de la productividad.

4. Reuniones improductivas

Vaya, vaya.

Las reuniones no son improductivas por naturaleza. Somos nosotros los que las hacemos improductivas.

Resultan una pérdida de tiempo cuando se convierten en una “reunioadicción” o “juntitis” sin sentido.

¿Cómo combatirlas?

Sé lo que piensas: las reuniones no se pueden evitar, y menos si nuestra presencia es indispensable.

Estás en lo correcto. Pero lo que sí puedes hacer es sacarles el mayor provecho, así que aquí te paso algunos tips para que esto suceda:

• Primero pregúntate si lo que hay que tratar en la reunión no puede ser resuelto de otra manera más rápida y eficaz como podría ser una llamada, un correo, un mensaje, etc. Sólo asiste o convoca reuniones que sean de extrema importancia para los objetivos de tu puesto y de la organización. Siempre evalúa la necesidad de la reunión y convoca sólo a las personas implicadas.
• Todos deben conocer el propósito de la reunión o el motivo por el cual deben asistir.
• Prepara y recopila con anticipación la información o material necesario para presentar o exponer en la reunión.
• Asegura que se tenga una agenda con los temas que se abordarán. Esto evitará que se salgan de los temas establecidos y se enfoquen en los que realmente son importantes.
• Tienes que saber de antemano cuál es tu rol en la reunión.
• Ve recapitulando a manera de resumen o minuta los puntos acordados y compártelos con el resto de los asistentes.
• Saca el mayor provecho de la reunión. Pregunta todas las dudas que tengas, sugiere propuestas que tengas en mente que puedan mejorar el rumbo de la compañía, señala los obstáculos que puedan resolverse, etc.
• Asegura que la duración de la reunión sea breve y tenga un tiempo máximo de duración (de 15 minutos a media hora es lo ideal).

5. No saber decir “NO”

Este es uno de los peores enemigos de la productividad.

Y este tema resulta tan difícil para algunas personas que hasta hay cursos donde te enseñan a decir NO sin sentirte mal.

Sí, a ese grado…

Cada vez que decimos “sí” ante una nueva solicitud, dejamos entrar una nueva tarea que nos va a tomar tiempo y esfuerzo, y que posiblemente nos distraiga de cumplir nuestros objetivos.

¿Cómo decir «NO»?

Este video lo explica mejor:

Pero lo primero que tienes que hacer es cuestionar la tarea o actividad que te están solicitando:

• ¿Realmente tiene sentido?
• ¿Contribuye al cumplimiento de los objetivos de tu puesto?
• ¿Es exactamente lo que se necesita o hay alguna otra forma que sea más fácil, simple o rápida para lograrlo?

A veces, las personas que trabajan contigo llegan y te piden cosas absurdas que no tienen ningún sentido, pero, por miedo a parecer groser@s o egoístas al decirles que no, las terminamos haciendo por quedar bien. Y eso está mal…

Cuando algo no te haga sentido o consideres que no tendrá un impacto positivo o significativo en los objetivos de la organización o de tu área en específico, simplemente dilo.

Exprésalo de forma educada y cordial.

Menciona todas las razones por las cuáles no consideras que esa tarea sea clave o aporte al cumplimiento de las metas establecidas.

También se da el caso de aquellos que llegan pidiendo algo extremadamente complicado que podría realizarse a través de un método mucho más simple y rápido. Si es así, también dilo.

Evítate horas de trabajo siendo mucho más eficiente.

Recuerda: El camino largo no siempre es el indicado.

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6. Distractores de la nueva era

¡Adivinaste!

El Internet, el email, las redes sociales y el celular son los distractores de la nueva era.

Y si bien pueden facilitarnos la vida y la comunicación, pueden también ser un arma de doble filo que afecte nuestra productividad laboral y personal…

Piénsalo bien, pueden llegar a ser un vicio.

Generalmente, comienzas dando una breve asomadita a Facebook y media hora después te das cuenta que ya sabes todos los chismes de tu red de contactos, pero no has avanzado con ningún pendiente del trabajo.

O de repente buscas algo en específico en Internet y ese artículo de blog que encontraste te terminó llevando a otro artículo, que a su vez te llevó a un video de YouTube donde te salieron otros videos relacionados y cuando menos te das cuenta ya es la hora de la comida y no has hecho absolutamente nada de lo que tenías planeado.

O bien, cuando recibes un mensaje de WhatsApp y está tan bueno el chisme… que sigues la plática hasta que tu jefe aparece por detrás para recordarte en lo que debes enfocarte.

Y el correo electrónico, aunque hoy en día es un must en todo trabajo, no se salva de ser considerado un gran distractor. Pues más allá de utilizarlo como una herramienta de comunicación, nos ponemos a su merced y paramos de hacer todo lo que estábamos haciendo en cuando vemos que llega un nuevo mensaje.

Recuerda que tan sólo son herramientas que están a tu servicio, y que no ocurra al revés: que tú termines estando al suyo.

¿Cómo combatir a los distractores de la nueva era?

Lo sé, vivimos en la Era Digital.

No hay manera de separarnos de estos medios que se han convertido en una especie de extensión del humano moderno. Pero lo que sí podemos hacer es controlar la injerencia que tienen sobre nosotros.

Hay momentos para todo. Encuentra el mejor momento para leer blogs y aprender sobre temáticas relacionadas con tu puesto, encuentra el mejor momento para socializar a través de medios sociales, etc.

Algunos consejos que te pueden ayudar para liberarte de estos distractores son:

• Empieza por otra cosa. No leas tu correo o revises tus redes sociales en la primera hora del día. Espera una media hora o una hora para hacer lo más importante y dedica ese privilegiado tiempo para llevar a cabo las tareas clave del día.
• Adiós a las notificaciones. Elimina o silencia las notificaciones de tu dispositivo u ordenador. Lo único que ocasionan son interrupciones en tu flujo de trabajo. Pon tu celular boca abajo para evitar la tentación de estar volteando a cada rato. Y si es posible, siléncialo.
• No dejes abierto tu correo. Tener abierto tu correo te forzará a estarlo viendo constantemente. Ábrelo en determinados momentos del día donde tengas el espacio de tiempo para leer y atender los correos entrantes. Los correos que soliciten determinada acción de tu parte, tradúcelos en tareas que agregarás a tu lista de pendientes, preferentemente ordenadas por nivel de importancia.
• Si no respondes, no es el fin del mundo. Generalmente nos autoimponemos vaciar o atender la bandeja de entrada, perdiendo de vista nuestro propio trabajo que es el que finalmente produce los resultados.
• Utiliza filtros inteligentes en tu correo. Hoy en día, la mayoría de los servidores de correo filtran los correos “basura” de los importantes. Asegúrate de activar estos filtros para atender primero los que sean más relevantes.
• No contestes instintivamente toda llamada. Una sola llamada puede durar media hora o incluso hasta una hora, así que cuidado. Las llamadas largas deben agendarse con tiempo y, como ya lo mencionamos antes, es necesario comunicarles a tus colaboradores cuáles son las mejores horas para ponerse en contacto contigo.
• Aprende a no responder de inmediato. Cuando no respondes un mensaje o llamada es porque tienes una tarea mucho más importante que realizar en ese momento. Esto invita a que la otra persona te deje un mensaje que leerás, escucharás y atenderás cuando tú así lo decidas. Descuida, no tiene nada de malo no responder de inmediato (siempre y cuando no se trate de una urgencia).
• Sé direct@ y precis@. Si por algo tienes que responder un mensaje o una llamada, ve al grano y sé concis@.

7. No tomar decisiones

Esperar a tener toda la información necesaria para tomar una decisión puede provocar crisis, retrasos en tiempos de entrega o pérdida de oportunidades favorables.

Las indefiniciones sólo generan más confusión.

Toma las decisiones cuanto antes; con lo poco o mucho que puedas tener de información. Más vale tomar una decisión y corregirla a tiempo si no fue la correcta, que no haber tomado ninguna decisión.

Debes propiciar una capacidad de respuesta pronta y poder realizar los ajustes que se requieran sobre la marcha. Sólo así avanzarás y notarás progreso.

8. Incapacidad de delegar

Hay personas que son muy buenas delegando, pero hay otras para las que esto es algo verdaderamente difícil. Sobre todo, si eres muy perfeccionista o te gustan las cosas hechas a tu manera.

Cuando eres incapaz de delegar, te quedas o atribuyes gran parte de las tareas, sintiéndote abrumad@ porque la lista de pendientes es interminable…

Esto tiene que parar.

¿Cómo solucionarlo?

¡Deja que otros te apoyen!

No cargues solo el costal porque tarde o temprano te va a terminar derrumbando.

Delega tareas a tus subordinados y explícales con detalle cuáles son los entregables o resultados que esperas.

Ten el tiempo y la paciencia para enseñarles y explicarles cómo lo venías haciendo hasta el momento y qué es lo que esperas de ellos, siempre brindándoles la posibilidad de que puedan optimizar los procesos según les indique su creatividad y experiencia en el ámbito.

Como dice el inversor y empresario estadounidense…

«Contrata a los mejores y déjalos hacer lo que saben. Si no, contrata a los más baratos y que hagan lo que tú dices». –Warren Buffett

No hay nada más maravilloso que un buen trabajo en equipo: divide el trabajo y multiplica los resultados.

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Dale a tus colaboradores la oportunidad de demostrarte que pueden hacerlo y proporciónales todas las herramientas necesarias para lograrlo.

9. Mala comunicación

La mala comunicación genera confusión.

Cuando no quedan las cosas claras, se producen malentendidos que a su vez se traducen en errores o retrabajos que consumen todavía más tiempo y esfuerzo.

Ya sea que aceptes una tarea o delegues otra, siempre se debe comunicar con suficiente claridad qué es lo que se espera.

Así evitarás que se haga mal el trabajo y tenga que ser modificado o corregido posteriormente, lo que supone romper con la planificación actual y entrar en estado de emergencia.

Siempre es mejor explicar de más y profundizar en los detalles del entregable, que carecer de información que pueda conllevar desaciertos en el proceso.

10. Aplazar las tareas

Ese dicho que tanto hemos oído tiene algo de razón: “No dejes para mañana lo que puedes hacer hoy”.

Todos tenemos tareas favoritas y otras que evitamos a toda costa. Sobre las segundas, lo peor que puedes hacer es estarlas posponiendo y aplazando para otro momento, pues terminarán volviendo con un efecto destructivo sobre tu organización personal y provocarán que entres en un estado de estrés y ansiedad.

Llévalas a cabo de una vez por todas y después continúa con las demás tareas en tu lista de pendientes o agenda.

Infografía: 5 Maneras de ser más productivo

Como bonus y complemento a este artículo, te comparto la siguiente infografía que recopila 5 maneras de ser más productivo:

¿Estás list@ para combatir a estos ladrones de tiempo?

El primer paso para comenzar a notar cambios positivos en el manejo de tu tiempo y organización es decidirte a implementar las recomendaciones que aquí te compartí.

Es momento de que logres mucho más en menos tiempo y consigas mejores resultados con el menor esfuerzo.

Y si en estos momentos trabajas desde casa o conoces a alguien que lo haga, este otro artículo te puede interesar: 12 Super Tips para trabajar desde casa y ser más productivo

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